P. 1
poslovna korespodencija

poslovna korespodencija

|Views: 6,531|Likes:
Published by OliwerPres

More info:

Published by: OliwerPres on May 24, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/07/2013

pdf

text

original

Kako napisati poslovno pismo

Osnovni elementi Zaglavlje/adresant Datum Adresat Predmet Uvodni pozdrav Tekst Završni pozdrav Ime i prezime i potpis Prilozi Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju između dve različite kompanije, kada god želite da imate trajnu zabelešku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odlučite se za pisanje poslovnog pisma. Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvažnije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno uočljivo ko mu piše. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, pišu se osnovni podaci pošiljaoca – adresanta. Preduzeća naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je reč o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o pošiljaocu – ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom slučaju), e-mail. Sledeću celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponašanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalažu da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraćate. Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se piše arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa tačkom iza. Nakon datuma piše se puno ime meseca, pa onda godina sa četiri cifre i tačkom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadržaja pisma (npr. Predmet: Ponuda) Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom – ako je primalac poznat, pismo započinjete rečima „Poštovani gospodine/gospođo Petrović”. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo počinjete samo frazom „Poštovani”. Prvi pasus Vašeg poslovnog pisma treba da sadrži jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vašeg obraćanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi isključivo na predmet Vašeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i sažet. Posebnu pažnju obratite na pravopis. Poslednji pasus, pre pozdrava, služi da iznesete svoja očekivanja u vezi sa predmetom Vašeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan – „S poštovanjem” ,

Što se grafičkog izgleda stranice tiče. Blok . za pisanje molbi i slično. Veoma je važno da ne zaboravite da se na kraju pisma potpišete. u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji više prihvaćenih oblika poslovnog pisma – blok forma. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma. Times New Roman ili Arial.. Generalno nije neophodno da se u dlaku pridržavate svih pravila forme pisama. odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome. Što se tipografskih pravila tiče. Zupčasta forma. odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u desnom delu strane. sadržajnost. Vaš potpis. osim što se podaci primaoca. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate. tako da više teksta može stati na jednu stranu. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. sve dok ne narušavate jasnost odvajanja pasusa. Blok forma je i pogodnija za kraća pisma. svečana" forma. navedeni elementi isti su za sve. poput naslova. • • • • • Blok forma. ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime.. Kako odabrati formu? Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u desnom delu. Ukoliko je prozorčić koverte na levoj strani. to obavezno i navedite. Nasuprot prethodnoj. Kombinovana forma. Na kraju. Slobodna forma. obzirom na razmake koji se stavljaju. na kraju pisma. ne veće od 12 tačaka. Ovo smo mi nazvali "slobodna forma". kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. pod stavkom „Prilozi”. preglednost i urednost pisma. mada ovo više i nije striktno pravilo. zupčasta. nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi. dakle. obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma). bez obzira za koju se formu odlučite. ukoliko uz Vaše poslovno pismo šaljete i bilo kakvu prateću dokumentaciju. slobodna. Podaci po se ovde mogu ispisati u sredini strane. Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka. kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo deo strane. Zupčasta forma se naziva još i "evropska. te se vizuelno dobija na dužini teksta. Sa zupčastom formom štedite na prostoru. više će Vam odgovarati blok forma. i ovde važi preporuka da koristite standardne fontove.„Srdačan pozdrav” i sl. taksativno pobrojano. koja je osnovna svrha pisma. kombinovana. kako bi se potpuno videli kroz prozorčić i kako biste omogućili poštaru da Vaše pismo dostavi na pravu adresu. te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima. No.

Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. kao memorandum kompanije. Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete. Na kraju pisma se obavezno potpišite. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane. srdačno Vas pozdravljam" i slično. kompanija. a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime. adresa i mesto. Prilozi. oslovljavanje može biti neformalnije. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu.• • • • • • • • • • forma je poznata i kao "američka". adresa i mesto. međutim. Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente." ili "Poštovana gospođo-ice XY. Na primer. web adresa ili drugi bitni podaci). "Očekujući Vašu porudžbinu. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma. i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Potpis pošiljaoca. Adresat . "Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo". Mesto i datum pisanja. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa "Uz poštovanje". Oslovljavanje primaoca. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja. Ako pišete konkretnoj osobi. obavezno to naznačite tako što ćete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati pod crticama. ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca. Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata. a maximum veličina fonta je 12. stavite samo "Poštovani". telefon.. a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Dužina pisma. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana. Ovo obavezno naznačite u pismu. pa Vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno. .. možete i tamo naznačiti mesto i datum.primalac pisma (osoba. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. ukratko ih spomenite u pismu. "Očekujući Vaš odgovor. " Predmet : Ponuda" Telo pisma i pozdrav. u kratkom i jasnom opisu. a šaljete ga poštom. Font. a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. organizacija. mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo". faks. koliko god je to moguće.). Ukoliko već poznajete osobu kojo se obraćate i imate sa njom prisniji odnos. pismo započnite sa "Poštovani gospodine XY.". Koristite standardne fontove. Ispod podataka o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci adresata . e-mejl. postarajte se da stranice budu zaheftane. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova. pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom.pošiljalac pisma. i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje. tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slično. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju. Predmet. Adresant . nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma. ako imate prostora u donjem levom uglu strane.

odmah ispod podataka o pošiljaocu.). Počeci pasusa se ne uvlače. adresa i mesto.Saveti i uputstva . ili se otkucaju u gornjem desnom uglu strane (naziv organizacije. Ako ste počeli sa "Dear Sir" ili "Dear Madam". Ukoliko uz pismo prilažete neka dokumenta. Pozdrav.. web adresa.. pišu se u levom delu strane. Nemojte koristiti skraćenice (na primer. međusobno poravnati u odnosu na levu marginu i da se pasusi odvajaju sa jednim praznim redom. to naznačite u posebnom pasusu. završite ga sa "Yours sincerely". Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju. a ispod potpisa otkucajte i puno ime i prezime. Ako ste pismo počeli sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime".primalac pisma. Pisma na engleskom jeziku se pišu u blok formi. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. Na kraju pisma se obavezno potpišite. . Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. Font.Kako napisati formalno (poslovno) pismo na engleskom • • • • • • • • • • • Adresant . napišite "do not" umesto "don't"). rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Blok forma. a maximum veličina fonta je 12. kao memorandum kompanije. Jezik. pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Telo pisma i prilozi. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova. Podaci adresata .pošiljalac pisma. i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje. drugi podaci po potrebi .naziv organizacije i eventualno ime konkretne osobe (ili samo funkcija) kojoj je pismo upućeno. Stvaljaju se u gornji desni ugao strane. završite sa "Yours faithfully". Ukoliko pišete u ime firme/organizacije. Potpis pošiljaoca. počnite sa "Dear Sir" ili "Dear Madam" ili sa "Dear Sir or Madam" ako ne znate kog pola je osoba kojoj pišete. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana. e-mejl. Ovo obavezno naznačite u pismu. a šaljete ga poštom. Dužina pisma. u skladu sa sadržinom i svrhom pisma. Ako ne znate ime te osobe. Koristite standardne fontove. Adresat . U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja. a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. što znači da su svi delovi teksta (osim podataka o pošiljaocu i mesta i datuma pisanja). a završava se pozdravom. Stil pisanja treba da bude formalan. faks. Oslovljavanje primaoca. počnite pismo sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime". Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu i treba da budu kratka i jasna. adresa i mesto. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma. nemojte ovde stavljati Vaše lično ime. Ako znate ime osobe kojoj pišete. Mesto i datum pisanja.telefon. postarajte se da stranice budu zaheftane.

Ovako možete stvoriti korisnu bazu ljudi za buduće aktivnosti. nemojte ga potpisivati rukom. Izostavite bilo kakve emocionalne izlive . Pismo otkucajte na zvaničnom formularu. Završite pismo "Sa poštovanjem" i otkucajte svoje puno ime i prezime i funkciju. Ukoliko ima potrebe. Zahvalite se što su konkurisali za posao ili program. barem. Ukoliko to nije izričito neophodno.Potpis. učešće u nekom programu i slično. sa zaglavljem. iskustvo ili.pozitivne ili negativne. konferenciju ili druge konkurse. naznačite da ćete sačuvati njihov kontakt u slučaju da se otvore konkursi koji više odgovaraju njihovom profilu. Sačuvajte kontakt. Napišite nešto pozitivno o kandidatu. Dovoljno je što odbijate nekoga. ne morate mu još pogoršavati stvari. Pismo treba da bude kratko i jasno. Zahvalite se za njihovo uloženo vreme i interesovanje.Kako napisati pismo odbijanja Ovi saveti su pisani u obliku odbijanja kandidata za posao. Budite zvanični i sažeti. stvarati odbojnost ili neprijatelje. Pomenite njihove kvalifikacije. • • • • • • • • Nemojte biti neprijatni i suviše kritični. . Obratite se osobi po imenu ili prezimenu.Saveti i uputstva . seminar. Poželite im uspeh u daljoj karijeri/radu. Ovim pokazujete da ipak imate poštovanja i time im ukazujete malu pažnju. Istaknite da je razlog odbijanja to što ste našli kandidate sa kvalifikacijama koje su bile više odgovarajuće. Isti principi se primenjuju i ukoliko Vi odbijate posao. entuzijazam i motivisanost. odnosno da je konkurencija bila jaka.

morate imati kontakte medija. prema potrebi. Ako nemate dobre kontakte u medijima. Treba odmah da se vidi šta je tema tog obaveštenja (samo iz naslova "Obaveštenje za medije". istaknite to bolje u primerku koji šaljete lokalnom mediju.istaknite datum izdavanja obaveštenja kako bi bilo jasno da je vest aktuelna. Počnite od najbitnijih informacija a one nevažne izostavite ili.mediacenter.kako biste bili fer prema svim medijima. dnevnim novinama i nedeljniku koji izlazi tek za 5-6 dana. Razmislite i da li je Vaše obaveštenje interesantno samo "dnevnim" medijima ili na primer i nedeljnim časopisima. možda će vaša vest za taj nedeljnik već biti bajata. Nemojte prenatrpavati obaveštenje . Stavite datum .yu Kojim medijima i novinarima slati obaveštenje? Ovo zavisi od onoga što predstavljate u obaveštenju. poznajete novinare koji se bave upravo tim temama o kojima Vi želite da ih obavestite.. Istaknite ono što je tom mediju zanimljivo . lokalni. Ako pošaljete u isto vreme obaveštenje i npr. Rokovi za slanje obaveštenja .da biste znali kome da pošaljete obaveštenje. ako u Vašem obaveštenju postoji nešto što je od lokalnog karaktera. za sledeću nedelju će to već možda biti bajata vest. Razumljivost.obaveštenje treba da pruža bitne informacije. I novinari se vremenom smenjuju i deluje vrlo neprofesionalno da obaveštenje naslovite na nekoga ko više tu ne radi ili je sad na drugoj rubrici. naznačite njihovo ime na obaveštenju. potražite ih na sajtu Medija centra http://www. Ali. Ako nemate sopstveni adresar ili kontakte u medijima.. konciznost . da bude jasno i ne previše dugačko. ako je baš potrebno. Ako imate kontakte u medijima. To mogu biti nacionalni mediji. Ali obratite pažnju da imate tačne podatke.Saveti i uputstva .Kako napisati obaveštenje za medije Adresar medija . ostavite za kraj. obaveštenje bi trebalo svima da pruža istu informaciju odnosno sve bitne sadržaje. se finaliziraju i idu u štampu obično 2-3 dana pre izlaženja i ako Vaše obaveštenje zakasni. za neke medije možete malo menjati strukturu obaveštenja pa u prvi plan istaći ono što će im najviše privući pažnju. specijalizovani.org.za to izdanje. Obično se ova obaveštenja šalju faksom a u poslednje vreme polako i mejl više ulazi u upotrebu. Nedeljni mediji npr. Na primer.obratite pažnju na ove rokove. to se ne vidi). Utvrdite prvo koji primaoci informacija su Vaša ciljna grupa i onda izaberite medije koji dopiru do te grupe ljudi. obaveštenje pošaljite na desk-redakciju i oni će ga već proslediti odgovarajućoj osobi.

svaki medij ima svoju uređivačku politiku i na njima je da odluče da li će neku vest objaviti ili ne i kako će je obraditi. .nepotrebnim podacima i objašnjenjima. Fotografija . insistira da se objavi ili traži da se novinski tekst objavi bukvalno kao prepisano obaveštenje. neka to bude neki od viših funkcionera. ostavite svoje kontakt podatke kako bi Vas mogli kontaktirati. Konferencija za štampu . Ostavite svoje kontakt podatke . Deluje vrlo neprofesionalno kada PR posle slanja obaveštenja zove novinare da pita zašto obaveštenje nije objavljeno. neki novinari će radije sami da fotografišu šta je potrebno nego da koriste fotografiju koja je poslata svim medijima. I sebi i njima štedite i vreme i novac. odnosno ako sve što imate da kažete može lepo da stane i u jedno obaveštenje za novinare. Mada. Nemojte pritiskati novinare . za pisanje obaveštenja uglavnom važe osnovna pravila pisanja formalnog pisma.ako tema obaveštenja zavređuje dobru fotografiju. Ne zovete valjda na konferenciju samo novinare iz štampanih medija? Konferenciju nemojte sazivati bez doborog razloga. Po pitanju forme. To je za novinare i javnost mnogo interesantnije nego izjava potparola ili PR-a. Naznačite koja je Vaša funkcija/pozicija. Time samo otežavate čitanje i razumevanje teksta i komplikujete novinarima život jer oni rade po kratkim rokovima i uglavnom nisu raspoloženi da čitaju Vaše romane. onda je i obezbedite. Citati .u slučaju da novinara zanimaju još neke dodatne informacije. izbegnite ovu grešku u nazivu.ako pozivate novinare na konferenciju.ako citirate neku osobu iz svoje organizacije/kompanije.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->