Kako napisati poslovno pismo

Osnovni elementi
Zaglavlje/adresant
Datum
Adresat
Predmet
Uvodni pozdrav
Tekst
Završni pozdrav
Ime i prezime i potpis
Prilozi

Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da

čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za
komunikaciju između dve različite kompanije, kada god želite da imate trajnu zabelešku
o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odlučite se za pisanje poslovnog pisma.

Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi
odstupanja. Prvo, i najvažnije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno uočljivo
ko mu piše. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, pišu se osnovni podaci pošiljaoca –
adresanta. Preduzeća naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci.
Ukoliko je reč o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o
pošiljaocu – ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona
primenjuje se i u ovom slučaju), e-mail.

Sledeću celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime,
prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog
ponašanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalažu da se uz ime i prezime
navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraćate.

Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se piše
arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa tačkom iza. Nakon datuma
piše se puno ime meseca, pa onda godina sa četiri cifre i tačkom. Nakon datuma slanja
pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadržaja pisma (npr.
Predmet: Ponuda)

Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom – ako je primalac poznat, pismo

započinjete rečima „Poštovani gospodine/gospođo Petrović”. Ukoliko ne znate ime i
prezime adresanta, pismo počinjete samo frazom „Poštovani”. Prvi pasus Vašeg
poslovnog pisma treba da sadrži jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vašeg
obraćanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi isključivo na predmet Vašeg
pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i sažet. Posebnu pažnju obratite
na pravopis. Poslednji pasus, pre pozdrava, služi da iznesete svoja očekivanja u vezi sa
predmetom Vašeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan – „S poštovanjem” ,
„Srdačan pozdrav” i sl. Veoma je važno da ne zaboravite da se na kraju pisma potpišete,
ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime.

Na kraju, ukoliko uz Vaše poslovno pismo šaljete i bilo kakvu prateću dokumentaciju, to
obavezno i navedite, na kraju pisma, pod stavkom „Prilozi”, taksativno pobrojano.

Što se grafičkog izgleda stranice tiče, u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji više
prihvaćenih oblika poslovnog pisma – blok forma, zupčasta, kombinovana, slobodna...
No, bez obzira za koju se formu odlučite, navedeni elementi isti su za sve. Što se
tipografskih pravila tiče, i ovde važi preporuka da koristite standardne fontove, dakle,
Times New Roman ili Arial, ne veće od 12 tačaka.

 Blok forma. Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u

istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali
delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.
 Zupčasta forma. Nasuprot prethodnoj, u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju
redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se
razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci po se ovde
mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis
pošiljaoca se stavlja u desnom delu strane.
 Kombinovana forma. Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi,
osim što se podaci primaoca, kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo deo
strane.
 Slobodna forma. Generalno nije neophodno da se u dlaku pridržavate svih
pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate, sve
dok ne narušavate jasnost odvajanja pasusa, sadržajnost, preglednost i urednost
pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na
prvi pogled uočljivo ko piše kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i
da li ga prati dodatna dokumentacija. Ovo smo mi nazvali "slobodna forma".
 Kako odabrati formu? Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u
desnom delu, obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom
delu strane (kombinovana forma), kako bi se potpuno videli kroz prozorčić i kako
biste omogućili poštaru da Vaše pismo dostavi na pravu adresu. Ukoliko je
prozorčić koverte na levoj strani, više će Vam odgovarati blok forma. Blok forma
je i pogodnija za kraća pisma, obzirom na razmake koji se stavljaju, te se vizuelno
dobija na dužini teksta. Sa zupčastom formom štedite na prostoru, tako da više
teksta može stati na jednu stranu. Zupčasta forma se naziva još i "evropska,
svečana" forma, te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim
partnerima, za pisanje molbi i slično, mada ovo više i nije striktno pravilo. Blok
 forma je poznata i kao "američka", pa Vam ova određenja možda mogu pomoći
da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca.
 Adresant - pošiljalac pisma. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu.
Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu
otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, e-mejl, web adresa
ili drugi bitni podaci).
 Adresat - primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija...). Ispod podataka
o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci adresata - naziv organizacije i eventualno
ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.
 Mesto i datum pisanja. Ovo obavezno naznačite u pismu. U principu se piše u
gornjem desnom uglu strane, međutim, ako imate prostora u donjem levom uglu
strane, možete i tamo naznačiti mesto i datum.
 Oslovljavanje primaoca. Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa
"Poštovani gospodine XY," ili "Poštovana gospođo-ice XY,". Ukoliko ne znate
ime osobe kojoj pišete, stavite samo "Poštovani". Ukoliko već poznajete osobu
kojo se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti
neformalnije, tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slično.
 Predmet. Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata, nego da sadrži
samo naznaku predmeta pisma, u kratkom i jasnom opisu. Ispod predmeta se
pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. Na primer, " Predmet :
Ponuda"
 Telo pisma i pozdrav. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog
pisanja, a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. U
poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju
teme Vašeg pisma. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa "Uz poštovanje",
"Očekujući Vašu porudžbinu, mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo",
"Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo",
"Očekujući Vaš odgovor, srdačno Vas pozdravljam" i slično.
 Potpis pošiljaoca. Na kraju pisma se obavezno potpišite, a uz potpis otkucajte i
puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.
 Prilozi. Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente, obavezno to naznačite tako
što ćete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati
pod crticama.
 Dužina pisma. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu.
Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima
mnogo, ukratko ih spomenite u pismu, a detaljnije ih predstavite u prilogu koji
dostavljate. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna, koliko god je to
moguće, i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. Ukoliko
Vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga poštom, postarajte se da stranice
budu zaheftane.
 Font. Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Ako
pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da
primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times New Roman
su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veličina fonta je 12.
Saveti i uputstva - Kako napisati
formalno (poslovno) pismo na engleskom
 Adresant - pošiljalac pisma. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu.
Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se
otkucaju u gornjem desnom uglu strane (naziv organizacije, adresa i mesto, drugi
podaci po potrebi - telefon, faks, e-mejl, web adresa...). Ukoliko pišete u ime
firme/organizacije, nemojte ovde stavljati Vaše lično ime.
 Mesto i datum pisanja. Ovo obavezno naznačite u pismu. Stvaljaju se u gornji
desni ugao strane, odmah ispod podataka o pošiljaocu.
 Adresat - primalac pisma. Podaci adresata - naziv organizacije i eventualno ime
konkretne osobe (ili samo funkcija) kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto, pišu
se u levom delu strane.
 Oslovljavanje primaoca. Ako znate ime osobe kojoj pišete, počnite pismo sa
"Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime". Ako ne znate ime te osobe, počnite sa "Dear
Sir" ili "Dear Madam" ili sa "Dear Sir or Madam" ako ne znate kog pola je osoba
kojoj pišete.
 Telo pisma i prilozi. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja,
a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. Ukoliko uz
pismo prilažete neka dokumenta, to naznačite u posebnom pasusu. U poslednjem
pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg
pisma, a završava se pozdravom.
 Pozdrav. Ako ste pismo počeli sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime", završite ga
sa "Yours sincerely". Ako ste počeli sa "Dear Sir" ili "Dear Madam", završite sa
"Yours faithfully".
 Potpis pošiljaoca. Na kraju pisma se obavezno potpišite, a ispod potpisa
otkucajte i puno ime i prezime, i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje.
 Blok forma. Pisma na engleskom jeziku se pišu u blok formi, što znači da su svi
delovi teksta (osim podataka o pošiljaocu i mesta i datuma pisanja), međusobno
poravnati u odnosu na levu marginu i da se pasusi odvajaju sa jednim praznim
redom. Počeci pasusa se ne uvlače.
 Dužina pisma. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu i treba
da budu kratka i jasna. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana, a šaljete ga
poštom, postarajte se da stranice budu zaheftane.
 Font. Koristite standardne fontove, pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Ako
pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova, rizikujete mogućnost da
primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Arial i Times New Roman
su možda najprimereniji za ovakva pisma, a maximum veličina fonta je 12.
 Jezik. Stil pisanja treba da bude formalan, u skladu sa sadržinom i svrhom pisma.
Nemojte koristiti skraćenice (na primer, napišite "do not" umesto "don't").
Saveti i uputstva - Kako napisati pismo
odbijanja
Ovi saveti su pisani u obliku odbijanja kandidata za posao, seminar, konferenciju ili
druge konkurse. Isti principi se primenjuju i ukoliko Vi odbijate posao, učešće u nekom
programu i slično.

 Nemojte biti neprijatni i suviše kritični. Dovoljno je što odbijate nekoga, ne

morate mu još pogoršavati stvari, stvarati odbojnost ili neprijatelje.
 Budite zvanični i sažeti. Pismo otkucajte na zvaničnom formularu, sa zaglavljem.
Ukoliko to nije izričito neophodno, nemojte ga potpisivati rukom. Izostavite bilo
kakve emocionalne izlive - pozitivne ili negativne. Pismo treba da bude kratko i
jasno.
 Obratite se osobi po imenu ili prezimenu. Ovim pokazujete da ipak imate
poštovanja i time im ukazujete malu pažnju.
 Zahvalite se za njihovo uloženo vreme i interesovanje. Zahvalite se što su
konkurisali za posao ili program.
 Napišite nešto pozitivno o kandidatu. Pomenite njihove kvalifikacije, iskustvo ili,
barem, entuzijazam i motivisanost.
 Istaknite da je razlog odbijanja to što ste našli kandidate sa kvalifikacijama koje
su bile više odgovarajuće, odnosno da je konkurencija bila jaka.
 Sačuvajte kontakt. Ukoliko ima potrebe, naznačite da ćete sačuvati njihov kontakt
u slučaju da se otvore konkursi koji više odgovaraju njihovom profilu. Ovako
možete stvoriti korisnu bazu ljudi za buduće aktivnosti.
 Poželite im uspeh u daljoj karijeri/radu.Potpis. Završite pismo "Sa poštovanjem" i
otkucajte svoje puno ime i prezime i funkciju.
Saveti i uputstva - Kako napisati
obaveštenje za medije
Adresar medija - da biste znali kome da pošaljete obaveštenje, morate imati kontakte
medija. Obično se ova obaveštenja šalju faksom a u poslednje vreme polako i mejl više
ulazi u upotrebu. Ako nemate sopstveni adresar ili kontakte u medijima, potražite ih na
sajtu Medija centra http://www.mediacenter.org.yu

Kojim medijima i novinarima slati obaveštenje? Ovo zavisi od onoga što predstavljate
u obaveštenju. Utvrdite prvo koji primaoci informacija su Vaša ciljna grupa i onda
izaberite medije koji dopiru do te grupe ljudi. To mogu biti nacionalni mediji, lokalni,
specijalizovani... Razmislite i da li je Vaše obaveštenje interesantno samo "dnevnim"
medijima ili na primer i nedeljnim časopisima. Ako pošaljete u isto vreme obaveštenje i
npr. dnevnim novinama i nedeljniku koji izlazi tek za 5-6 dana, možda će vaša vest za taj
nedeljnik već biti bajata. Ako imate kontakte u medijima, poznajete novinare koji se bave
upravo tim temama o kojima Vi želite da ih obavestite, naznačite njihovo ime na
obaveštenju. Ali obratite pažnju da imate tačne podatke. I novinari se vremenom
smenjuju i deluje vrlo neprofesionalno da obaveštenje naslovite na nekoga ko više tu ne
radi ili je sad na drugoj rubrici. Ako nemate dobre kontakte u medijima, obaveštenje
pošaljite na desk-redakciju i oni će ga već proslediti odgovarajućoj osobi.

Rokovi za slanje obaveštenja - obratite pažnju na ove rokove. Nedeljni mediji npr. se
finaliziraju i idu u štampu obično 2-3 dana pre izlaženja i ako Vaše obaveštenje
zakasni,za to izdanje, za sledeću nedelju će to već možda biti bajata vest.

Stavite datum - istaknite datum izdavanja obaveštenja kako bi bilo jasno da je vest
aktuelna.

Istaknite ono što je tom mediju zanimljivo - kako biste bili fer prema svim medijima,
obaveštenje bi trebalo svima da pruža istu informaciju odnosno sve bitne sadržaje. Ali,
prema potrebi, za neke medije možete malo menjati strukturu obaveštenja pa u prvi plan
istaći ono što će im najviše privući pažnju. Na primer, ako u Vašem obaveštenju postoji
nešto što je od lokalnog karaktera, istaknite to bolje u primerku koji šaljete lokalnom
mediju.

Razumljivost, konciznost - obaveštenje treba da pruža bitne informacije, da bude jasno i

ne previše dugačko. Treba odmah da se vidi šta je tema tog obaveštenja (samo iz naslova
"Obaveštenje za medije", to se ne vidi). Počnite od najbitnijih informacija a one nevažne
izostavite ili, ako je baš potrebno, ostavite za kraj. Nemojte prenatrpavati obaveštenje
nepotrebnim podacima i objašnjenjima. Time samo otežavate čitanje i razumevanje teksta
i komplikujete novinarima život jer oni rade po kratkim rokovima i uglavnom nisu
raspoloženi da čitaju Vaše romane.
Citati - ako citirate neku osobu iz svoje organizacije/kompanije, neka to bude neki od
viših funkcionera. To je za novinare i javnost mnogo interesantnije nego izjava potparola
ili PR-a.

Fotografija - ako tema obaveštenja zavređuje dobru fotografiju, onda je i obezbedite.

Mada, neki novinari će radije sami da fotografišu šta je potrebno nego da koriste
fotografiju koja je poslata svim medijima.

Konferencija za štampu - ako pozivate novinare na konferenciju, izbegnite ovu grešku u

nazivu. Ne zovete valjda na konferenciju samo novinare iz štampanih medija?
Konferenciju nemojte sazivati bez doborog razloga, odnosno ako sve što imate da kažete
može lepo da stane i u jedno obaveštenje za novinare. I sebi i njima štedite i vreme i
novac.

Ostavite svoje kontakt podatke - u slučaju da novinara zanimaju još neke dodatne
informacije, ostavite svoje kontakt podatke kako bi Vas mogli kontaktirati. Naznačite
koja je Vaša funkcija/pozicija.

Nemojte pritiskati novinare - svaki medij ima svoju uređivačku politiku i na njima je da
odluče da li će neku vest objaviti ili ne i kako će je obraditi. Deluje vrlo neprofesionalno
kada PR posle slanja obaveštenja zove novinare da pita zašto obaveštenje nije objavljeno,
insistira da se objavi ili traži da se novinski tekst objavi bukvalno kao prepisano
obaveštenje.

Po pitanju forme, za pisanje obaveštenja uglavnom važe osnovna pravila pisanja

formalnog pisma.