P. 1
Spisovodstvo

Spisovodstvo

|Views: 274|Likes:
Published by shadowfax_db

More info:

Published by: shadowfax_db on Feb 07, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/16/2014

pdf

text

original

Cemu sluzi spisovodstvo? Koje su dobiti? Obavljamo posao na uredan, ucinkovit i odgovoran nacin.

Spisovodstveni sustavi nam pruzaju usluge na dosljedan nacin, pomazu nam u donosenju odluka i obavljanju aktivnosti unutar organizacije. U slucaju nesrece osiguran je kontinuitet. Pruzena je zastita interesa ogranizacije, prava zaposlenika itd. Podupiru povijesno istrazivanje. Kako cemo razlikovati dobar od loseg spisovodstvenog sustava? U losem spisovodstvenom sutavu spisi ce cesto biti neadekvatni za svrhu u koju su potrebni. Biti ce cesto izgubljeni ili unisteni prerano dok ce drugi spisi biti predugo cuvani. Takodjer, bez spisa, organizacija nece biti u mogucnosti dokazati neku akciju, ili da su procedure izvedene ispravno. Organizacija nece moci zastititi svoja prava i vrijednosti. Poslovne operacije mogu biti kompromitirane ako kriticne informacije nisu dostupne kada je potrebno.1 Opis spisovodstvenih funkcija? Stvaranje ± mora se uzeti u obzir trosak, format, medij i dostupnost prije stvaranja spisa Distribucija ± postupak dostavljanja spisa individui koja treba informaciju Odrzavanje ± integriteta spisa (aktualnost, ispravnost, vaznost za operaciju) Zastita ± odrzavanje spisa sigurnima od fizickih opasnosti i odrzavanje privatnosti Kontrola ± regulacija koristenja spisa unutar organizacije Cuvanje ± tamo gdje ce ih se moci pronaci kada budu potrebni Unistavanje ± donosenje odluke hoce li se spisi unistiti ili nece2 Prema ISO 15489-2: (imenovani kao procesi a ne funkcije, isto?) Zahvat Registracija Klasifikacija Pristupna i sigurnosna klasifikacija Identifikacija i smjestaj Pohrana Upotreba i pracenje Implementacija smjestanja

1 2

Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo: Managing Records, Facet Publishing, London, 2003, str. XIII (Introduction) Jeffrey R. Stewart, Nancy M. Melesco: Professional Records and Information Management, Glencoe/McGraw-Hill, California, 2002., str. 5-9.

Kako dobro organizirati dokumentaciju? Organizacije trebaju stvarati i uvati autenti ne, pouzdane i iskoristive spise i za tititi njihov integritet onoliko dugo koliko je potrebno. Spisovodstvene sustave treba oblikovati tako da spisi ostanu autenti ni, pouzdani i iskoristivi bez obzira na to kako se sustav mijenja, uklju uju i konverziju formata, migraciju hardvera, operativnog sustava ili neke odre ene softverske aplikacije, i to u itavom razdoblju u kojem se spisi uvaju. Po cemu znati da je neki sustav organizacije dobar? Obuhvaca svu potrebnu dokumentaciju. Kako znati da neki sustav obuhvaca svu potrebnu dokumentaciju? Korak H u 'Dizajniranje i implementacija spisovodstvenog sustava' prema ISO 15489-2: 1. analiziranje jesu li spisi stvoreni i organizirani prema zahtjevima posla i jesu li adekvatno povezani sa poslovnim procesima ciji su djelovi 2. intervjuiranje uprave, osoblja i drugih interesnih strana 3. provodjenje anketa/nadzora 4. pregledavanje dokumentacije stvorene u ranijim fazama izrade projekta 5. promatranje i nasumicno pregledavanje operacija Nakon ovog bi organizacija trebala imati objektivne informacije za demonstraciju da sustav stvara i upravlja sa odgovarajucim spisima za njihov posao. Kako se radi klasifikacijski plan? Moramo znati kako se radi klasifikacijski plan. Moramo prouciti djelatnost, vrste poslova i propise koji uredjuju tu djelatnost. Ispitati na koji nacin funkcionira institucija. Ispitati kako se postupa u srodnim institucijama ili drugim zemljama. 1. Identifikacija funkcije: logicki model koji identificija i definira funkcije u organizaciji i biljezi odnose izmedju njih 2. Odrediti najvaznije funkcije i prosiriti logicki model: fokus na procese i funkcije a ne na subjekte 3. Procjeniti potrebu za daljnjom dekompozicijom: u teoriji, svaki proces moze biti dekompoziran na elementarni nivo 4. Ponovno ispitati model i imenovati komponente: provjera konzistencije 5. Dovrsavanje klasifikacijske sheme (plana) kao prakticnog alata: dodavanje jedinstvenih indentifikatora

Kako u praksi oblikovati jedinice dokumentacije?

Odnos izmedju jedinice dokumentacije i tijeka radnog vremena? Zivotni ciklus dokumenta? Svojstva spisa? Spis treba ispravno prenijeti poruku ili odluku o aktivnosti koja je nastupila. Treba biti u stanju poduprijeti potrebe posla na koji se odnosi i biti iskoristiv za utvr ivanje odgovornosti. Autenticnost (da je onaj koji tvrdi da jest) Pouzdanost (da se mo e vjerovati da potpuno i to no predstavlja transakcije, aktivnosti ili injenice koje potvr uje) Integritet (potpun i neizmjenjen) Iskoristivost (moguce utvrditi smjestaj, dohvatiti ga, predociti i interpretirati) Spisovodstvene evidencije? Evidentiranje onog sto se desava u sustavu (ne nuzno sve!). Problematika metapodataka? Mora se izbjeci potreba za unosenjem istih podataka vise od jednom. Metapodaci se moraju upisati na najvisem mogucem nivou, kako bi se izbjeglo ponavljanje na nizim nivoima.3 Problem uskladivosti shema metapodataka koje su specificne za svaku domenu.

Klasifikacijski plan vazeci u nasim javnim sluzbama? Klasifikacijska oznaka sastavljena je od cetiri grupe brojcanih oznaka: Oznaka klasifikacije prema sadrzaju glavna grupa, grupa, podgrupa, djelatnost unutar podgrupe Oznaka klasifikacije prema vremenu Poslijednja dva broja kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren Oznaka klasifikacije prema obliku brojcana oznaka dosjea, razradjuje klasifikaciju prema sadrzaju na uze cjeline Redni broj predmeta redoslijed predmeta unutar klas. prema sadrzaju, vremenu i obliku

3

Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo: Managing Records, Facet Publishing, London, 2003, str. 91

primjer: 123-05/11-02/01 Specificnosti elektronickih sustava za upravljanje spisima? Ovise o softveru, hardveru i operacijskim sustavima koji se brzo mijenjaju i tesko je ocuvati kontinuiranu dostupnost. Usteda prostora, brzina dohvata i odlicna funkcionalnost su neke od dobrih strana. Problem prebacivanja spisa iz digitalnog u papirnati oblik i obrnuto!

Povijest upravljanja spisima? Oko 5000. BC Sumerani ± prvi spisi Egipat, Babilon ± shvatili vaznost upravljanja spisima (2. tisucljece BC) Oko AD 1200, Rim ± navodno prvi spisovodstveni sustav organiziran prema predmetima 15. st. ± sustav registara ili zapisa, u kojem su svi spisi bili numerirani i upisani u katalog 1934. ± utemeljenje Nacionalnog arhiva Sjedinjenih Drzava i razvoj koncepta zivotnog ciklusa Moreq? MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Razvoj potaknut od strane DLM foruma, financiran od Europske komisije. Prvi model 2001, Moreq2 2008, Moreq2010 jos nije dovrsen. Uspjeh Moreq-a 1 nije bio pracen razvojem i nadgledanjem, i nije bilo nikakvih Moreq 1 kompatibilnih programa za testiranje.

Thesaurus? Kontrolirana lista pojmova povezanih semantickim, hijerarhijskim, asocijativnim ili jednakovrijednim odnosima. Putokaz za dodjeljivanje klasifikacijskih termina individualnim spisima.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->