Cemu sluzi spisovodstvo? Koje su dobiti?

Obavljamo posao na uredan, ucinkovit i odgovoran nacin. Spisovodstveni sustavi nam pruzaju
usluge na dosljedan nacin, pomazu nam u donosenju odluka i obavljanju aktivnosti unutar
organizacije.
U slucaju nesrece osiguran je kontinuitet.
Pruzena je zastita interesa ogranizacije, prava zaposlenika itd.
Podupiru povijesno istrazivanje.

Kako cemo razlikovati dobar od loseg spisovodstvenog sustava?

U losem spisovodstvenom sutavu spisi ce cesto biti neadekvatni za svrhu u koju su potrebni. Biti
ce cesto izgubljeni ili unisteni prerano dok ce drugi spisi biti predugo cuvani.
Takodjer, bez spisa, organizacija nece biti u mogucnosti dokazati neku akciju, ili da su procedure
izvedene ispravno.
Organizacija nece moci zastititi svoja prava i vrijednosti.
Poslovne operacije mogu biti kompromitirane ako kriticne informacije nisu dostupne kada je
potrebno.1

Opis spisovodstvenih funkcija?

Stvaranje – mora se uzeti u obzir trosak, format, medij i dostupnost prije stvaranja spisa
Distribucija – postupak dostavljanja spisa individui koja treba informaciju
Odrzavanje – integriteta spisa (aktualnost, ispravnost, vaznost za operaciju)
Zastita – odrzavanje spisa sigurnima od fizickih opasnosti i odrzavanje privatnosti
Kontrola – regulacija koristenja spisa unutar organizacije
Cuvanje – tamo gdje ce ih se moci pronaci kada budu potrebni
Unistavanje – donosenje odluke hoce li se spisi unistiti ili nece2

Prema ISO 15489-2: (imenovani kao procesi a ne funkcije, isto?)

Zahvat
Registracija
Klasifikacija
Pristupna i sigurnosna klasifikacija
Identifikacija i smjestaj
Pohrana
Upotreba i pracenje
Implementacija smjestanja

1
Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo: Managing Records, Facet Publishing, London, 2003, str. XIII (Introduction)
2
Jeffrey R. Stewart, Nancy M. Melesco: Professional Records and Information Management, Glencoe/McGraw-Hill,
California, 2002., str. 5-9.
Kako dobro organizirati dokumentaciju?

Organizacije trebaju stvarati i čuvati autentične, pouzdane i iskoristive spise i zaštititi njihov
integritet onoliko dugo koliko je potrebno.
Spisovodstvene sustave treba oblikovati tako da spisi ostanu autentični, pouzdani i iskoristivi bez
obzira na to kako se sustav mijenja, uključujući konverziju formata, migraciju hardvera,
operativnog sustava ili neke određene softverske aplikacije, i to u čitavom razdoblju u kojem se
spisi čuvaju.

Po cemu znati da je neki sustav organizacije dobar?

Obuhvaca svu potrebnu dokumentaciju.

Kako znati da neki sustav obuhvaca svu potrebnu dokumentaciju?

Korak H u 'Dizajniranje i implementacija spisovodstvenog sustava' prema ISO 15489-2:

1. analiziranje jesu li spisi stvoreni i organizirani prema zahtjevima posla i jesu li adekvatno
povezani sa poslovnim procesima ciji su djelovi
2. intervjuiranje uprave, osoblja i drugih interesnih strana
3. provodjenje anketa/nadzora
4. pregledavanje dokumentacije stvorene u ranijim fazama izrade projekta
5. promatranje i nasumicno pregledavanje operacija

Nakon ovog bi organizacija trebala imati objektivne informacije za demonstraciju da sustav

stvara i upravlja sa odgovarajucim spisima za njihov posao.

Kako se radi klasifikacijski plan?

Moramo znati kako se radi klasifikacijski plan.

Moramo prouciti djelatnost, vrste poslova i propise koji uredjuju tu djelatnost.
Ispitati na koji nacin funkcionira institucija.
Ispitati kako se postupa u srodnim institucijama ili drugim zemljama.

1. Identifikacija funkcije: logicki model koji identificija i definira funkcije u organizaciji i

biljezi odnose izmedju njih
2. Odrediti najvaznije funkcije i prosiriti logicki model: fokus na procese i funkcije a ne na
subjekte
3. Procjeniti potrebu za daljnjom dekompozicijom: u teoriji, svaki proces moze biti
dekompoziran na elementarni nivo
4. Ponovno ispitati model i imenovati komponente: provjera konzistencije
5. Dovrsavanje klasifikacijske sheme (plana) kao prakticnog alata: dodavanje jedinstvenih
indentifikatora
Kako u praksi oblikovati jedinice dokumentacije?

Odnos izmedju jedinice dokumentacije i tijeka radnog vremena?

Zivotni ciklus dokumenta?

Svojstva spisa?

Spis treba ispravno prenijeti poruku ili odluku o aktivnosti koja je nastupila. Treba biti u stanju
poduprijeti potrebe posla na koji se odnosi i biti iskoristiv za utvrđivanje odgovornosti.
Autenticnost (da je onaj koji tvrdi da jest)
Pouzdanost (da se može vjerovati da potpuno i točno predstavlja transakcije, aktivnosti ili
činjenice koje potvrđuje)
Integritet (potpun i neizmjenjen)
Iskoristivost (moguce utvrditi smjestaj, dohvatiti ga, predociti i interpretirati)

Spisovodstvene evidencije?

Evidentiranje onog sto se desava u sustavu (ne nuzno sve!).

Problematika metapodataka?

Mora se izbjeci potreba za unosenjem istih podataka vise od jednom. Metapodaci se moraju
upisati na najvisem mogucem nivou, kako bi se izbjeglo ponavljanje na nizim nivoima.3

Problem uskladivosti shema metapodataka koje su specificne za svaku domenu.

Klasifikacijski plan vazeci u nasim javnim sluzbama?

Klasifikacijska oznaka sastavljena je od cetiri grupe brojcanih oznaka:

Oznaka klasifikacije prema sadrzaju
glavna grupa, grupa, podgrupa, djelatnost unutar podgrupe
Oznaka klasifikacije prema vremenu
Poslijednja dva broja kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren
Oznaka klasifikacije prema obliku
brojcana oznaka dosjea, razradjuje klasifikaciju prema sadrzaju na uze cjeline
Redni broj predmeta
redoslijed predmeta unutar klas. prema sadrzaju, vremenu i obliku

primjer: 123-05/11-02/01
3
Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo: Managing Records, Facet Publishing, London, 2003, str. 91
Specificnosti elektronickih sustava za upravljanje spisima?

Ovise o softveru, hardveru i operacijskim sustavima koji se brzo mijenjaju i tesko je ocuvati
kontinuiranu dostupnost.
Usteda prostora, brzina dohvata i odlicna funkcionalnost su neke od dobrih strana.
Problem prebacivanja spisa iz digitalnog u papirnati oblik i obrnuto!

Povijest upravljanja spisima?

Oko 5000. BC Sumerani – prvi spisi

Egipat, Babilon – shvatili vaznost upravljanja spisima (2. tisucljece BC)
Oko AD 1200, Rim – navodno prvi spisovodstveni sustav organiziran prema predmetima
15. st. – sustav registara ili zapisa, u kojem su svi spisi bili numerirani i upisani u katalog
1934. – utemeljenje Nacionalnog arhiva Sjedinjenih Drzava i razvoj koncepta zivotnog ciklusa

Moreq?

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records). Razvoj potaknut od
strane DLM foruma, financiran od Europske komisije. Prvi model 2001, Moreq2 2008,
Moreq2010 jos nije dovrsen.
Uspjeh Moreq-a 1 nije bio pracen razvojem i nadgledanjem, i nije bilo nikakvih Moreq 1
kompatibilnih programa za testiranje.

Thesaurus?

Kontrolirana lista pojmova povezanih semantickim, hijerarhijskim, asocijativnim ili

jednakovrijednim odnosima. Putokaz za dodjeljivanje klasifikacijskih termina individualnim
spisima.