P. 1
Što i kako s papirima

Što i kako s papirima

|Views: 1,655|Likes:
Published by danicatu
Za sve one koji ne znaju kako spremati i čuvati dokumentaciju
Za sve one koji ne znaju kako spremati i čuvati dokumentaciju

More info:

Published by: danicatu on Sep 29, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/20/2013

pdf

text

original

“Elektronički zapisi odnosno elektronički dokumenti sadrže podatke,

informacije i druge sadržaje koji nastaju odnosno zapisani su u elektroničkomu

(računalnom) poslovanju pomoću informacijske i komunikacijske tehnologije, na

magnetskim i optičkim nosačima. Elektronički podaci su podaci koji su oblikovani,

primljeni, poslani ili pohranjeni u elektroničkoj formi.” 128

Elektronički dokument, za

razliku od papirnatog, ne postoji kao fizički objekt. U IT nema neposrednog čitanja

dokumenata jer oni stvarno ne postoje. Umjesto dokumenata postoje razne strukture

podataka zapisane na nositeljima iz koje uređaji tek moraju stvoriti sliku koju čovjek

prihvaća kao dokument bilo da je vidi na ekranu ili ispisanu na papir.

Elektronički zapisi se sastoje od niza digitalnih signala i kao posljedica toga

imaju malo ili nimalo fizičkih obilježja koja su svojstvena tradicionalnim zapisima.

Fizičke osobine elektroničkih zapisa, uključujući i oblik ili vrstu materijala, kada su

prikazani na zaslonu ili tiskani, najvećim su dijelom proizvod softvera te su odvojeni

od informacijskog sadržaja i konteksta dokumenata. Stvaranje, upravljanje i korištenje

zapisa omogućuju metapodaci (dokumentacija o elektroničkim podacima, temeljne

dokumentacije bez koje se zapise ne može shvatiti, podaci koji omogućuju, prilikom

83

čitanja elektroničkih podataka, savršeno i jasno razumijevane konteksta njihova
nastanka i njihovog sadržaja). Metapodaci za svaki elektronički zapis pružaju podatke

o nastanku, svrsi i uporabi, obavijesti o profilu zapisa, o onomu tko je izvršio zahvat u

zapisu, kada, odakle i kako. Metapodaci uključuju sve standardizirane informacije

koje identificiraju, omogućavaju provjeru autentičnosti, opisuju, upravljaju i čine kroz

vrijeme i prostor dokumente dostupnima, koji su nastali u kontekstu društvenih i

poslovnih aktivnosti. 129

Digitalni signali, koji čine elektronički dokument, pohranjeni su na medijima čiji

je vijek trajanja kratak, a softveri i hardveri koji se koriste za njihovo čitanje rapidno

zastarijevaju. Elektronički zapisi koji se čuvaju dugotrajno, suočeni su s rizicima iz tri

smjera:

-

propadanje medija;

-

zastarijevanje tehnologije;

-

zastarijevanje formata.

Rizik od propadanja medija pojavljuje se stoga što svi digitalni mediji za

pohranu imaju ograničen vijek trajanja. Vijek trajanja razlikuje se od medija do medija,

a razlikuje se i ovisno o uvjetima pohrane (temperatura, vlažnost i stupanj promjene).

Kako prolazi očekivani vijek trajanja medija, vjerojatnost grešaka u čitanju (odnosno

pogrešno pročitanih bitova) se bitno povećava. Smatra se da jedino stakleni disk

neće propasti i da će ga se moći čitati postojećim sredstvima još pedeset godina.

Ipak, ništa ne jamči da će sredstva za čitanje još nekoliko desetljeća podržavati njihov

format. Zastarijevanje formata predstavlja najteži problem za svako razdoblje duže od

nekoliko desetljeća. Svaka je aplikacija izgrađena na jezicima, softveru i operativnim

sustavima koji se neprekidno mijenjaju i obogaćuju. To većinom mijenja uvjete

obnavljanja podataka i informacija te ih u nekim slučajevima čini nedostupnima i/ili

beskorisnima. Zbog toga je od prije četvrt stoljeća potvrđeno da je rješenje ovog

problema migracija podataka. Ovaj se postupak zasniva na odvajanju podataka i

128

Definicija prema Žumer, V. Od nastanka zapisa do predaje arhivskog gradiva u slovenskoj javnoj upravi.
// Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 306--331.

84

informacija od svekolikog softvera koji je služio za njihovo nastajanje i na njihovoj

konverziji u standardizirani jezik koji jamči trajnost, kao ASCII. Tehnika migracije

osigurava trajnost podataka i informacija. Ona zahtijeva stalno praćenje tehnologije.

Kad se jednom prebace na drugi programski alat, podaci koji su odvojeni od izvornog

oblika, neće više imati izvorni izgled i prikaz. Tko god bude koristio dokumente ili

podatke koji su bili predmet migracije, ovisit će o obavijesnim pomagalima i naročito o

opisu metapodataka koje će oni sadržavati, da bi mogao rekonstruirati izvorni oblik

dokumenta i način na koji su ga percipirali stvaratelj(i) i korisnici.

Priznate su sljedeće tehnike dugotrajnog čuvanja zapisa:

-

migracija (konvertiranje informacija na nove formate kojima se može

pristupiti s postojećim hardverom i softverom);

-

emulacija (premještanje informacija na novi hardver, ali s dodatnim

softverskim komponentama koje oponašaju stari hardver, dopuštajući

tako izvođenje starog aplikacijskog softvera);

-

čuvanje tehnologije (stalno održavanje izvornog hardvera; nije praktično
za dulje razdoblje);

-

povezivanje podataka i softvera.130

Opsežne su migracije rijetko izvedive bez problema. One mogu rezultirati gubitkom

pojedinačnih dokumenata, a poneka i gubitkom funkcionalnosti, detalja ili neke druge

karakteristike. Isto tako opsežna, dugoročna emulacija nije dobro poznata. Ona

također uključuje rizik od gubitka funkcionalnosti i drugih karakteristika. Poteškoće

povećavaju ponovljene migracije ili emulacije. Nitko ne može predvidjeti prirodu

migracija ili emulacija koje mogu biti potrebne, kao ni posljedice ponovljenih migracija

ili nekoliko «slojeva» emulacija. Najprimjerenija strategija je da se informacije zadrže

u široko prihvaćenim, stabilnim, otvorenim formatima (tj. formatima koji su

sveobuhvatno dokumentirani u javno dostupnim specifikacijama), koji imaju dulji

očekivani vijek trajanja.

129

Više o metapodacima vidi u Ivanović, J. Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima. // Arhivski

vjesnik. 44 (2001). str. 103-121.

85

3.3.4.4.1

Zadaće arhivista u odnosu na elektroničke zapise

Arhivisti se susreću s tri glavne vrste elektroničkih dokumenata:

-

s dokumentima koji opisuju neku radnju ili neku odluku, čiji su okviri

jasni i precizni, a veličina uglavnom mala (npr. dokument nastao

obradom teksta, elektronička pošta),

-

s bazama podataka,

-

s dokumentima koji su sastavljeni o statičkih i dinamičkih elemenata i

sadrže veze prema vanjskim izvorima (npr. web-stranice).

Pristup elektroničkim zapisima je pitanje čitljivosti i razumljivosti zapisa.

Čitljivost znači da zapisi mogu biti obrađeni u računalnom sustavu ili s pomoću
uređaja različitog od onoga na kojem su izvorno nastali ili na kojem su trenutno

pohranjeni. Nečitljivost se obično odnosi na neki aspekt uređaja za pohranu (traka ili

disk) koji nije fizički kompatibilan i ne može biti pročitan na računalu ili je pak

kodiranje informacije takvo, da ga računalo ne može prepoznati. Nasuprot tomu,

razumljivost znači da je informacija razumljiva ljudima. Zaštititi elektroničke zapise

stoga znači osigurati njihovu čitljivost i razumljivost kako bi se olakšala razmjena

podataka kroz vrijeme.

Tijekom zadnjih desetak godina svjetska je arhivska zajednica dosta i često

raspravljala o elektroničkim zapisima. Općeniti je zaključak kako se elektronički zapisi

po svom konceptu ne razlikuju od klasičnih: “Zapis je pisana evidencija o pravnom

činu, napisana u skladu s odgovarajućom formom, utvrđenom kako bi je učinila
vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom dokaza.”131

Korištenje IT nije promijenilo

osnovnu prirodu stvaranja dokumenta, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih

procesa. Nije promijenjena niti temeljna uloga arhiva, sačuvati dokumente kao

evidenciju aktivnosti.

130

Vidi MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb :

Hrvatski državni arhiv, 2003.

131

Definiciju zapisa prema Luciani Duranti u Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i
korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno
veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278.

86

Kod konvencionalnog gradiva autentičnost dokumenta dolazi iz njegove

pohrane u istom obliku i stanju u kojem je stvoren. Temeljna zadaća arhiva je

sačuvati autentično gradivo koje će koristiti naredne generacije, pri čemu se mora

sačuvati sadržaj, struktura i kontekst gradiva. Sustavnost, dostupnost i vrednovanje

elektroničkih zapisa zahtijeva da se u sustav upravljanja elektroničkim zapisima od

samoga početka (od zamisli i nastanka) predvide i ugrade sve sastojnice potrebne za

upravljanje zapisima. Arhivist kod elektroničkih dokumenata zajedno s

informatičarima stvara sustav metapodataka. Zadaća je stvoriti takve pretpostavke u

upravljanju elektroničkim dokumentima, da bude sačuvana njihova vjerodostojnost i

integritet. Arhivist nastupa u samome početku životnog ciklusa dokumenata utvrđujući

oblik i pravila rukovanja dokumentima, metapodatke koji trebaju biti zabilježeni kada

dokument nastane i određujući rokove čuvanja pojedinih zapisa, što je praktički ishod

vrednovanja dokumenata. Nakon toga, kada su elektronički dokumenti već stvoreni,

arhivist u suradnji s informatičarima odlučuje o izboru formata i nosača elektroničkih

zapisa i stvara norme za preuzimanje u arhivske ustanove. I konačno, arhivist se

brine za dugoročno čuvanje elektroničkih dokumenata, izradu obavijesnih pomagala i

davanje tih dokumenata na korištenje. Upravljanje zapisima je jedinstven proces koji

integrira arhivske i administrativne funkcije, pri čemu bi bilo idealno da su metode

uredskog poslovanja i arhivske pohrane komplementarne.

3.3.4.4.2

Međunarodni projekti i iskustva vezani uz elektroničke zapise

ICA je 1997. g. utemeljila radnu grupu za pravna pitanja vezana uz

elektroničke zapise. Grupa je proučila stanje i ustanovila kako, kad govori o

elektroničkim zapisima, struka u raznim zemljama ne daje čak ni isto značenje

riječima autentičnost, pouzdanost, valjanost. Ipak, općenito je prihvaćeno da

autentičnost znači da je dokument ono što je namijenjen da bude, a da pouzdanost

znači da je dokument pouzdan.132

Ista je radna grupa ICA proučila glavne projekte o elektroničkim zapisima:

87

-

Sveučilište British Columbia - projekt o očuvanju integriteta elektroničkih

zapisa, a na istom sveučilištu i projekt InterPARES,

-

Sveučilište Pittsburgh – projekt o funkcionalnim zahtjevima za dokazom

u čuvanju dokumenata,

-

Digital preservation testbed – projekt nizozemskog ministarstva

unutarnjih poslova o najboljoj strategiji dugotrajne pohrane elektroničkih

dokumenata,

-

MoReq program EZ-a o modelima zahtjeva za upravljanje elektroničkim

zapisima,

-

Sveučilšte Monash – projekt o metapodacima čuvanja dokumenata,

-

Projekt Cedars – projekt Consortium of University Research Libraries o

pitanjima vezanim uz digitalno čuvanje,

i zaključila da projekata o elektroničkim zapisima ima dosta ali je njihova veza sa

legislativom slaba, a zakonodavci nemaju koristi od rezultata projekata. Projekte je

potrebno evaluirati kako bi se znanje koje je rezultat projekata prenijelo arhivistima.

Sveučilište British Columbia133

je, od 1994. do 1997. g., u suradnji s

Ministarstvom obrane SAD-a provelo projekt “The Preservation of the Integrity of

Electronic Records” čiji je cilj bio konceptualno identificirati i definirati prirodu i

komponente elektroničkih zapisa i uvjete potrebne za njihov integritet, pouzdanost i

autentičnost. U projektu se služilo konceptima i načelima diplomatike,134

budući da se

trebalo prepoznati i identificirati zapise nastale uporabom mnogih hardvera i softvera.

Na istom je sveučilištu proveden i projekt InterPares (International Research on

Permanent Authentic Records in Electronic Systems)135

kojim su utvrđena pravila136

132

Vidi Granstrom, C., Hornfeldt, T., Peterson i drugi. Authenticy of Electronic Records (ICA Study 13-1),
URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.).A

133

O projektima Sveučilišta British Columbia piše Duranti, L. The Impact of Digital Technology on Archival
Science. // Arhicival science. 1 (2001). str. 39-55.

134

O uporabi diplomatike u radu s elektroničkim gradivom vidi Duranti, L. Arhivski zapisi : teorija i praksa.

Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2000.

135

O projektu vidi MacNeil, H. Providing Grounds for Trust II: The Findings of the Authenticy Task Force of
Inter PARES. // Archivaria. 54 (2002). str. 24-58., i MacNeil, H. Providing Grounds for Trust: Developing
Conceptual Requirements for the Long.Term Preservation of Authentic Electronic Records. // Archivaria. 50
(2000). str. 52-78.

136

To su:

1)

pridruživanje opisnih metapodataka podacima;

2)

pravo pristupa;

88

koja jamče autentičnost elektroničkih zapisa. Projekt je trajao od 1999. do 2002.

godine sa zadaćom formuliranja načela i metode dugotrajne pohrane autentičnog

elektroničkog gradiva. Radna grupa je pronašla kako nije moguće sačuvati

elektronički zapis, već je moguće sačuvati jedino sposobnost reproduciranja zapisa.

Uvijek je potrebno upotrijebiti neki softver kako bi se pohranjene digitalne bitove

pretvorilo u dokument, pri čemu je neizbježan rizik da će, bez obzira kako dobro

digitalni podaci bili pohranjeni, zapis biti promijenjen kada se pohranjeni bitovi

ponovno upotrijebe.

MoReq137

je model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima. Projekt IDA

MoReq pokrenut je 1999. g. sa ciljem razvoja modela funkcionalnih zahtjeva za

upravljanje elektroničkim zapisima. Potrebu za sveobuhvatnom specifikacijom

zahtjeva za elektroničko uredsko poslovanje DLM-forum je po prvi put artikulirao

1996. g. Smjernice DLM Foruma predlažu da se zapisi smatraju nečim što se sastoji

od: sadržaja; strukture; konteksta; prikaza. Sadržaj se nalazi u jednom i/ili više

elektroničkih dokumenata koji prenose poruku zapisa. Oni su spremljeni na takav

način da budućim korisnicima dopušta razumijevanje zapisa i njihovog konteksta.

Ovo podrazumijeva da zapis sadrži, osim sadržaja dokumenata, i podatke o

kontekstu i strukturi. Proceduralne kontrole trebale bi spriječiti da korisnici mijenjaju

zapise ili njihovo mjesto unutar spisa. Elementi metapodataka MoReq-a mogu se

preslikati na skup elemenata metapodataka Dublin Core i na Pitsburški model

metapodataka. Dublin core norma metapodataka je skupina jednostavnih, ali

učinkovitih elemenata za opis mnoštva različitih izvora u mreži, sadrži 15 elemenata

opisa, grupiranih u tri skupine: sadržaj, intelektualno vlasništvo i prikaz.138

3)

postupci zaštite od uništenja i oštećenja podataka;

4)

postupci zaštite od oštećenja nosača zapisa i od tehnološkog zastarijevanja;

5)

izrada zapisa za svaki postupak;

6)

pravila za ovjeru autentičnosti podataka;

7)

utvrđivanje vjerodostojnog primjerka u slučaju kada postoji više kopija;

8)

dokumentacija koja se ima predati onome kod koga će se podaci trajno čuvati kad uđu u svoju
«povijesnu dob».

137

Vidi MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb :

Hrvatski državni arhiv, 2003.

138

Vidi Molnar, B. Arhiviranje elektroničkog gradiva. neobjavljeni referat održan na 38. savjetovanju HAD-a,

2002.

89

Arhivi Sjeverne Amerike, skandinavskih zemalja i Australije prednjače u

iskustvu u radu s elektroničkim zapisima i gradivom. NARA je već 1970. g.139

preuzela prvo elektroničko gradivo. Uredi u SAD-u koriste razne hardvere i softvere.

S obzirom na vremensku razliku između stvaranja zapisa i njihove predaje NARA

često radi sa zastarjelim medijima, ali je dugotrajno iskustvo u radu s elektroničkim
gradivom dovelo do spoznaje da se problem medija može riješiti. NARA je 1997. g.

proizvela program ERA (Electronic Records Archives), koji je još u razvoju, čiji je cilj

doći do provjerene metode koja bi zadovoljila arhivske zahtjeve za čuvanjem

autentičnog gradiva. Skandinavska iskustva140

pokazala su da je i u elektroničkom

okruženju moguće osigurati vjerodostojne, pouzdane i za čuvanje prikladne zapise

ukoliko se arhivi uključe u cjelokupni proces upravljanja elektroničkim zapisima.

Svjetska banka i IRMT proveli su petogodišnji projekt o upravljanju

elektroničkim dokumentima. Rezultati projekta su predočeni u izvješću.141

Uočena je

slaba ili nikakva legislativa vezana uz upravljanje elektroničkim dokumentima, uredski

ili arhivski djelatnici nemaju dovoljno IT znanja, a sredstva su ograničena. Stanje je

naročito kritično u zemljama u razvoju: arhivski i uredski djelatnici nisu dovoljno

informatički obrazovani, nema zakona i standarda, obrazovanje je slabo, sredstva su

ograničena i njima se ne zna upravljati, dužnosnici ne prepoznaju važnost gradiva

kao dokaza, nacionalni arhivi su marginalizirani, provodi se kompjutorizacija uprave

bez dovoljno savjetovanja s arhivistima, nedostaju realne solucije za realne probleme,

dio populacije nema računala te uvođenje e-uprave povećava razlike između bogatih i

siromašnih, zakoni se ne provode te su korupcija i prevare česte, proizvođači

hardvera i softvera ne brinu dovoljno o standardima pohrane gradiva. Arhivi se

moraju osposobiti u upravljanju elektroničkim gradivom a i sami se moraju

automatizirati.

3.3.4.4.3

Elektronički zapisi u RH

139

Vidi

Thibodeau,

K.

Building

the

Archives

of

the

Future.

URL:

http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html. (12.03.2004.).

140

Za iskustvo skandinavskih zemalja vidi Lemić, V. Arhivi i elektronički zapisi – iskustva skandinavskih
zemalja. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 179-207.

141

Vidi Millar, L. Authenticy of Electronic Records (ICA study 13-2). URL: http://www.ica.org. (08.0.2004.).

90

Uredbom o uredskom poslovanju iz 1987. g. tijelima uprave omogućeno je

elektroničko vođenje uredskih knjiga. Danas se skoro u cijeloj upravi RH uredske

knjige vode računalno,142

s time da se urudžbeni zapisnici i upisnici UP predmeta, ali

ne i kazala, po završetku godine moraju ispisati. To znači da je pretraživanje gradiva

moguće, ukoliko se ne zna točna klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj dokumenta,

obaviti isključivo korištenjem računala odnosno pripadajuće aplikacije.

Korespondencija je i nadalje klasična, odvija se putem papirnih dokumenata.

Od 1987. g. do danas nadležno ministarstvo nije donijelo nikakve

upute/propise o hardveru i softveru tijela uprave te su tijela kupovala i koriste različite

softvere i hardvere. Nije rijedak slučaj da proizvođač softvera i hardvera s početka

1990-ih više ne postoji ili da tadašnje aplikacije nije moguće nadograditi ili izmijeniti.

Veliko je pitanje, s obzirom da će se gradivo nastalo 1988. g. u arhive preuzimati

2018. g., hoće li biti uopće moguće “iščitavati” elektroničke upisnike stare 30 godina,

te ukoliko ne, kako će se gradivo pretraživati.

Hrvatski arhivi, krajem 1980-ih i početkom 1990-ih, nisu poklanjali pažnju

informatizaciji i računalima,143

niti su, također, do današnjih dana donijeli konkretne

zahtjeve glede elektroničkog gradiva. Sadašnji pravilnik o predaji arhivskog gradiva

utvrđuje da se elektronički zapisi predaju u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni

arhiv i predavatelj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čitanje i

razumijevanje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom

tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti.

Arhivima je, zbog ograničenih osobnih dohodaka i velike potražnje za

informatičarima, teško upošljavati kvalificirane i kvalitetne informatičare. Arhivisti

nemaju dovoljno informatičkog znanja. Mogućnosti koje pruža IT se vrlo polako

142

Vidi Dujmović, R., Čuljat, K. Prikaz projekta uredsko poslovanje: prijem i obrada akata. Izlučivanje akata
u pismohrani. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 85-100. i Černelč-Marjanović, V., Vedrina, D., Čukman-Batinić, I.
Integracija elektroničkih dokumenata u spisovodstvo Državnog zavoda za intelektualno vlasništvo. // Arhivski
vjesnik. 44 (2001). str. 175-181.

91

usvajaju u arhivima, što se djelomično može obrazložiti troškovima vezanim uz

usvajanje novih znanja i tehnologija, a djelomično inercijom i otporom prema

novitetima. Dio, posebice mlađih arhivista, završio je tečajeve za rad s računalima,

što nije dostatno za stručan rad s elektroničkim zapisima. Arhivisti su, kao i svi javni i

državni službenici, radnim zakonodavstvom vrlo zaštićeni, čega su i svjesni, te je

praktički nemoguće da bilo tko dobije otkaz ili manju plaću zato jer se ne želi služiti

računalom ili se dodatno obrazovati. U takvim se slučajevima osobu(e) pušta na miru

čekati mirovinu.

Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo vodi katalog hrvatskih norma. U

katalogu normi navedena je i skupina «Informacijska tehnika. Uredski strojevi /

Uređaji za pohranu podataka» s predviđenim mjestima:

– Uređaji za pohranu podataka općenito

– Papirne kartice i vrpce

– Magnetski uređaji za pohranu podataka

– Magnetski diskovi

– Magnetske vrpce

– Optički uređaji za pohranu podataka

– Drugi uređaji za pohranu podataka

ali nema podataka o relevantnim normama, što znači da RH još nije usvojila norme

za uređaje za pohranu podataka.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->