UPITI (Queries) U MICROSOFT ACCESSU XP Odabirom opcije [Queries] na izborniku [Objects] koji se nalazi s lijeve strane glavnog prozora

baze na veem dijelu ekrana pojavljuju se dva osnovna naina izrade upita: Create query in Design view (za stvaranje upita u konstrukcijskom prgledu) i Create Query by using wizard (za stvaranje upita pomou arobnjaka).

Upiti su dijelovi baze podataka koji imaju etiri osnovne funkcije: 1. sortiranje podataka, 2. selekcija podataka, 3. kombiniranje podataka i 4. generiranje novih podataka na temelju postojeih. Stvaranje novog upita u konstrukcijskom pregledu Odabirom opcije [Create query in Design view] otvara se prozor Microsoft Access:[Query1:Select Query]. Naslov prozora govori da se radi o upitu koji se stvara u Accessu te mu je dodijeljeno ime Query1 (Access mu automatski dodjeljuje ime), a Select Query je vrsta upita. Navedeni prozor sastoji se od dva dijela: donjeg dijela koji je neaktivan i gornjeg aktivnog dijela. Aktivni dio je podprozor Show Table. U Show Table se odabire izvor upita. Izvor upita mogu bili tablice koje su napravljene u bazi ili upiti koji su do sad napravljeni u bazi.

Izvori u podprozoru Show Table grupirani su u tri grupe: Tables (popis svih tablica koje postoje u bazi), Queries (popis svih upita koji postoje u bazi) i Both (popis svih tablica i upita koji postoje u bazi). Izvor se moe odabrati iz bilo koje grupe (ovisno o kakvoj se vrsti radi: tablici ili upitu) odabirom naziva izvora i pritiskom na tipku Add ili dvoklikom na naziv izvora. Kao izvor moe se odabati jedna tablica/upit ili vie njih. Upiti koji kao izvor imaju jedan izvor su jednostavni upiti dok oni koji imaju dva i vie izvora su sloeni upiti. Kada su odabrani svi eljeni izvori novog upita podprozor Show Table se zatvara pritiskom na tipku X u desnom gornjem uglu ili odabirom tipke Close. Zatvaranjem podprozora Show Table aktivira se donji dio prozora Query1:Select query. U ovom prozoru se odabani izvor pojavljuje u gornjem dijelu ekrana u obliku pravokutnika koji sadri popis polja od kojih se izvor sastoji (veliina pravokutnika moe se mijenjati). Najlaki nain za bisanje izvora podataka je da se selektira zvijezdica koja se nalazi na vrhu popisa polja te obabir tipke Del na tipkovinici ili s izbornika [Query] odabrati opciju [Remove Query]. Da bi se naknadno dodao novi izvor za upit potrebno je ponovno ukljuiti Show Table -> s izbornika [Query] odabrati opciju [Show Table] ili na Toolbaru prozora odabrati ikonu .

Nakon izbora izvora slijedei korak u kreiranju upita je odabir polja iz izvora koji se ele koristiti u upitu, radi se zapravo o smjetanju polja iz izvora u donji dio ekrana (tablicu). Preuzimanje polja izvora u upit: 1. dvoklikom na naziv polja u izvoru polje se smjeta u prvi slobodni stupac u tablici (ukoliko postoje ve popunjeni stupci u tablici na ovaj nain se novo polje smjeta desno od zadnjeg zauzetog polja), 2. odabere se eljeno polje u izvoru, dri lijevom tipkom mia i prenosi u eljeni stupac tablice i 3. pozicioniranjem u prvi red tablice (red Field) u eljenom stupcu s desne strane odabrane elije pojavljuje se tipka sa strelicom prema dolje. Pritiskom na tu tipku otvara se padajui izbornik koji sadri popis svih polja izvora. Polje se odabire klikom na njegov naziv (naziv polja sastoji se od [nazivaizvora.nazivpolja] npr. Studenti.MaticniBr) Preuzimanjem odreenog broja polja izvora u tablicu automatski se popunjavaju redak Field i redak Table u tablici. U retku Field nalazi se naziv preuzetog polja, a u retku Table naziv izvora iz koje je polje preuzeto. Takoer se u polju Show u check box upisuje kvaica koja oznanaava da se odreeno polje vidi u svim pregledima upita. Postoje dva pregleda upita: Design view (konstrukcijski pregled) i Datasheet view (tablini pregled). Navedeni pregledi se mogu aktivirati s izbornika [View] ili odabirom ikone u gornjem lijevom uglu ekrana. Ikona se mijenja ovisno o pregledu u kojem se gleda upit, ako je ukljuen pregled Design View pojavit e se ikona Datasheet view-a i obratno.

Funkcija: sortiranje podataka Funkcija sortiranja podataka moe se primjenjivati na jednostavnim i sloenim upitima.

Funkcija sortiranja u upitu ukljuuje se za svaki pojedinani stupac upita u retku Sort. Pozicioniranjem u redak Sort u bilo koji stupac s desne strane elije dobije se tipka s strelicom prema dolje kojom se otvara izbornik s ponuenim vrstama sortiranja: 1. Ascending uzlazni poredak, 2. Descending silazni poredak i 3. Not sorted - nema sortiranja.

Sortiranje se moe primijeniti na svim vrstama podataka. Kod sortiranja Access najprije uvaava sortiranje prvog stupca, nakon toga radi kombinaciju s sortiranjem slijedeeg stupca itd. Rezultat postavljenih kriterija sortiranja u Datasheet view-u prikazan je na screenshot-u s lijeve strane.

Funkcija: selekcija podataka Selekcija podataka je postupak kojim se trae podaci baze koji zadovoljavaju odreene uvjete.

Redak koji se koristi za selektiranje podataka u upitima je redak Criteria. Pravila postavljanja uvjeta u tom retku ovise o vrsti polja (stupca) u kojem se postavljaju uvjeti.

Postavljanje uvjeta u numerikom polju (Number, Text/za brojeve, AutoNumber): - ako se zna cijeli broj koji se trai u odreenom stupcu on se upisuje u redak Criteria pod navodnicima - ako se nezna cijeli broj (zna se njegov poetak, kraj) onaj dio koji se nezna oznaava se * /npr. zna se da broj zapoinje na 2, uvjet se upisuje kao "2*"/, jedna * oznaava sve brojeve koji su nepoznati (jedan, dva ili vie) - moe se postaviti numeriki interval, /npr. trae se svi brojevi izmeu 150 i 500, uvjet e se postaviti kao: ">150 And <500" ili trae se brojevi vei od 200 ili manji od 100, uvjet se postavlja: ">200 Or <100" (operator And znai "i", a operator Or znai "ili") Postavljanje uvjeta u tekstualnom polju (Text, Memo) - ako se zna cijeli tekst koji se trai u odreenom stupcu on se upisuje u redak Criteria pod navodnicima - ako se ne zna cijeli tekst sa zvijezdicom se oznauje sve ono to se nezna Postavljanje uvjeta u polju datuma (Date/Time) - ako se zna cijeli datum on se u retku Criteria treba napisati u slijedeem obliku #dd.mm.yyyy#, npr trai se datum 12.10.2005.; uvjet u retku Criteria izgledao bi : #12.10.2005# (bez toke na kraju godine) - moe se definirati i vremenski interval koji se trai, npr. trai se datum izmeu 01.06.2005. i 01.12.2005., uvjet u retku Criteria izgledao bi: >#01.06.2005# And <#01.12.2005# Za potrebe selekcije podataka moe se u kombinaciji s retkom Criteria koristiti i redak Or. Kada su postavljeni uvjeti u oba retka najprije se potuju uvjeti definirani u retku Criteria, a onda u retku Or.

Parametarski upit U retku Criteria moe se postaviti i drugaiji uvjeti, koritenjem [] zagrada. Ovime se zapravo definira vrijednost koja se trai svaki put kad korisnik pokree upit, dakle ne mora se svaki put traiti isti uvjet nego se pokretanjem upita definira traena vrijednost.

Uvjet postavljen u stupcu MaticniBr rezultirati e time da pri pokretanju upita se otvara prozor Enter Value Parameter koji trai unos matinog broja.

Funkcija: kombinacija podataka Osim jednostavnih upita koji imaju samo jedan izvor postoje i sloeni upiti koji imaju dva ili vie izvora. Na sloenim upitima mogu se koristiti prethodno opisane funkcije Selekcija i Sortiranje podataka, ali se moe korisiti i funkcija kombinacija podataka. Kombinacija podataka znai da se kombiniraju podaci iz vie izvora da bi se dobio odgovor na upit. Slijedei screenshot je primjer sloenog upita koji ima dva izvora. Trai se popis matinog broja, prezimena i imena studenata, smjera studiranja prema ifri kolegija i roku koji je prijavljen.

Da bi se dobio dobar odgovor na postavljeni upit izvori upita OBAVEZNO moraju biti povezani. Povezivanje se radi tako da se poveu kljuevi svih izvora. Klju je jedno ili vie polja izvora kojim se jedinstveno moe identificirati svaki zapis (redak) izvora. Npr. u izvoru Studenti klju moe biti MaticniBr ili JMBG jer svaki student ima samo jedan matini broj i samo jedan JMBG. Klu u izvoru PrijavaIspita sastoji se od tri polja SifraKol, Maticni i Rok (sloeni klju). Povezuju se polja kljua koja su ista u oba izvora (ne moraju se isto zvati!), ta polja su istog tipa podatka, veliine i imaju postavljena ista ogranienja. U ovom sluaju veza izmeu izvora je polje Maticni u izvoru PrijavaIspita i MaticniBr u izvoru Studenti. Oznai se polje Maticni u PrijavaIspita dri lijevom tipkom mia i prenosi na polje MaticniBr u izvoru Studenti.

Svojstva veze U Accessu postoje tri vrste veza: - 1-1 (veza jedan naprama 1) zapisu iz tablice s lijeve strane veze odgovora samo jedan zapis iz tablice koja se nalazi s desne strane veze; - vie (veza jedan naprama vie) zapisu iz tablice s lijeve strane veze odgovara vie zapisa iz tablice koja se nalazi s desne strane veze (veza je prikazana sa strelicom u tablicu s desne strane veze); - vie 1 (veza vie naprama 1) vie zapisa iz tablice s lijeve strane veze odgovara samo jedan zapis iz tablice s desne strane veze (veza je prikazana sa strelicom s lijeve strane veze). Da bi se provjerila ili promijenila vrsta veze treba kliknuti na vezu te se desnom tipkom mia otvara prozor Join Properties ili s izbornika [View] odabrati [Join Properties].

Veza 1-1 je ispravna veza koja se treba koristiti u Accessu, a veza 1-vie i vie-1 slue za provjeru ispravnosti popunjavanja izvora upita. Spajanje polja u upitu Sadraj dvaju ili vie polja moe se u upitu spojiti u jedno polje. Postupak spajanja polja sastoji se zapravo od zbrajanja sadraja odabranog broja polja -> npr. eli se spojiti sadraj polja Ime iz tablice Studenti i sadraj polja Prezime iz tablice Studenti u polje koje e se zvati Student. Postupak je slijedei: u retku Field se napie Student:[Studenti.Ime]+" "+[Studenti. Prezime]. U ugratim zagradama se navodi naziv izvora i naziv polja, a pod navodnicima se izmeu dva polja koja se spajaju umee razmak.

Funkcija: generiranje novih podataka na temelju postojeih Za razliku od prije opisanih funkcija ova funkcija omoguava korisniku da na temelju postojeih podataka u izvorima izrauna nove podatke. Da bi se mogla koristiti ova funkcija treba na izborniku [View] ukljuiti opciju [Totals]. Ukljuivanjem ove opcije u donjem dijelu ekrana gdje se nalazi predefinirana tablica s redovima Field, Table, Sort, Show, Criteria i Or, izmeu redaka Table i Sort pojavljuje se redak Total koji moe poprimiti slijedee vrijednosti: Funkcije Sum Avg Min Max Count Izraun Zbrajanje Aritmetike sredina Najmanja vrijednost Najvea vrijednost Prebrojavanje Tip podataka na kojima se primjenjije Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, and OLE Object Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Number, Date/Time, Currency, and AutoNumber Svi Svi Svi

StDev Var First Last Group by

Standardna devijacija Varijanca Prva vrijednost u stupcu Posljednja vrijednosti u stupcu Grupiranje, izdvaja razliite vrijednosti koje se nalaze u odreenom stupcu (nema veze koliko puta se pojavljuju)

Expression Kombinacija funkcija Sum, Count, Avg i Var Where Izdvajanje odreenog stupca od uvjeta u retku Criteria

Kao i za Sum, Count, Avg i Var Svi

Promjena naziva stupca (kad se koristi total u nazivu stupaca ispisuje se funkcija koja se koristi, da bi se to izbjeglo radi se promjena naziva stupca): u retku Field pozicionirati se na poetak, upisati naziv stupca: i sve to je bilo napisano ostaviti.

Primjeri upita s upotrebom Totala Izvor: tablica Studenti 1. Od ukupnog broja studenta evidentiranih u bazi koliko studenta je upisalo redovni studij, a koliko izvanredni. Total: Studij (Group by), Studij (Count) 2. Od ukupnog broja studenata evidentiranih u bazi koliko je studenta smjera OP, a koliko IS. Total: Smjer (Group by), Smjer (Count) 3. Koliko studenata je upisalo koji semestar. Total: Semestar (Group by), Semestar (Count) Izvor: tablica Seminarski i diplomski radovi 1. Koliko je seminara i diplomskih radova imao pojedini nositelj po godinama Total: Godina (Group by), Nositelj (Group by), Identifikator (Group by), Identifikator (Count) 2. Po pojedinom kolegiju koja je najmanja ocjena kojom je ocijenjen seminar, a kojom diplomski rad. Total: Sifra_kol (Group by), Identifikator (Group by), Ocjena (Min) 3. Prosjena ocjena koju je pojedini nositelj dao iz seminarskog i diplomskog rada Total: Nositelj (Group by), Identifikator (Group by), Ocjena (Avg) Crosstab upiti Crosstab upiti su vrsta upita koja koristi funkciju Totals (rezultat ove vrste upita je matrica koja se ita tako da se trai gdje je upisana vrijednost koja povezuje zaglavlje retka i zaglavlje stupca). Da bi se napravio Crosstab upit prilikom stvaranja upita u izborniku [Query] treba odabrati opciju [Crosstab query]. Time se u donjem dijelu prozora u predefiniranoj tablici izmeu retka Table i Sort pojavljuju dva nova retka: Totals i Crosstab. Totals je objanjem u prethodnom tekstu. U retku Crosstab definiraju: - Zaglavlje retka (podaci koji e se ispivati na poetku retka) - Zaglavlje stupca (podaci koji se ispisuju na vrhu stupca) - Vrijednost (rezultat funkcije total) Polja koja slue kao zaglavlje retka i zaglavlje stupca u retku Totals trebaju biti postavljena na Group by, a vrijednost u totalu moe biti bilo koja funkcija totala.